MERCHLISTEN FÜR DEN AUFTRITT
EINPACKEN.
ZÄHLEN. LOSLEGEN.
Shirts in vier Größen, ein Stapel CDs und jemand anderes hilft am Stand: Eine klare Merch-Bestandsliste macht sichtbar, was mitkommt, was verkauft wurde und was übrig ist.
Diese Spalten braucht eure Merch-Liste
Erfasst jeden Artikel und jede Größe in einer eigenen Zeile. Dazu kommen Preis, Anfangsbestand, verkaufte Stückzahl und Endbestand. Ein freies Feld für Notizen hilft bei Besonderheiten: verschenkte Exemplare, beschädigte Ware oder ein nachgefüllter Karton gehören nicht stillschweigend in die Verkäufe.
Das Grundprinzip ist einfach: Anfangsbestand plus Nachlieferungen minus Verkäufe minus andere Abgänge ergibt den Endbestand. Wenn ihr nur Anfang und Ende zählt, lassen sich Verkäufe und andere Abgänge später nicht mehr zuverlässig unterscheiden. Notiert deshalb auch, wer die Zählung übernommen hat.
Vor dem Konzert: den Stand gemeinsam vorbereiten
- Nach Größen zählen. „50 Shirts“ hilft wenig, wenn die gefragte Größe schon fehlt. Prüft S, M, L und XL getrennt.
- Preise abstimmen. Haltet fest, welche Preise an diesem Abend gelten. Legt eine gut lesbare Preisliste zum Stand.
- Anfangsbestand eintragen. Zählt die Ware, die tatsächlich mitkommt. Lagerbestand und Bestand am Verkaufstisch müssen nicht identisch sein.
- Übergabe klären. Legt Liste, Stift und Wechselgeld bereit und bestimmt, wer Verkäufe notiert und am Ende nachzählt.
Kostenlose Vorlage für den Merch-Stand
Die PDF-Vorlage enthält leere Zeilen für Artikel, Größe, Preis und Zählwerte sowie Platz für Datum und verantwortliche Person. Ihr könnt sie direkt ausdrucken. Die CSV-Vorlage für eure Tabellenkalkulation bietet dieselben Spalten zum eigenen Anpassen. Beide Vorlagen sind ohne Anmeldung verfügbar und führen keine automatische Buchhaltung aus.
Das abgebildete Hafenlicht-Beispiel stammt aus BandTask; die handschriftlichen Ergänzungen illustrieren die Nutzung am Stand. Sie werden nicht automatisch aus dem Papier zurück in die App übertragen.
Von der Liste zur gemeinsamen Merch-Verwaltung
In BandTask pflegt ihr Artikel, Bilder, Größen und Bestände gemeinsam. Für einen Auftritt erstellt ihr Preis- und Bestandslisten. Eigene Listenpreise ändern dabei nicht eure gespeicherten Artikelpreise. Logo, Bilder, Schrift und Drucklayout könnt ihr anpassen.
Wenn ihr Verkäufe im Bandbereich erfasst, werden die Bestände und zugehörigen Einnahmen nachvollziehbar. Ein versehentlich gebuchter Verkauf kann storniert werden. Die Bandkasse bleibt Teil desselben Arbeitsbereichs; sie ersetzt keine steuerliche Buchhaltungssoftware.
Nach dem Gig: Abgleich statt Rätselraten
Zählt die übrigen Artikel, prüft ungewöhnliche Abweichungen und notiert, was für den nächsten Auftritt nachbestellt werden muss. Eine konkrete Aufgabe wie „Shirts in M nachbestellen“ geht im gemeinsamen Bandbereich leichter weiter als eine lose Notiz im Karton. Die Setlist für den nächsten Gig plant ihr gleich daneben.